چگونه صورتجلسه بنویسیم

در این مقاله یاد میگیرید که چگونه صورتجلسه بنویسیم. امروزه یکی از مهارت‌هایی که در ارتباط‌های تجاری از اهمیت بالایی برخوردار شده است دانستن چگونگی نوشتن صورت‌جلسه شرکت، نوشتن صحیح آن و تدوین و تنظیم صحیح صورت‌جلسه می‌باشد. در صورتی که کارمندانی که باید این صورت‌جلسه شرکت را بنویسید به خوبی نتوانند آن را تنظیم و یا تدوین کنند ساعات زیادی را شرکت هدر خواهد داد. ما در ثبت هوران در ادامه این مطلب به صورت کلی شما را با این صورت‌جلسه بیشتر آشنا خواهیم کرد.

انواع گزارش جلسه

تمامی جلسه‌هایی که در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف برگزار می‌شود دارای دو سند اصلی است. یکی از این سندها دستور جلسه و یا AGENDA  می‌باشد و دیگری صورت‌جلسه شرکت و یا همان MINUTE OF MEETING نام دارد.

  • دستور جلسه

دستور جلسه قبل از آن که جلسه شروع شود تنظیم خواهد شد. در این سند تمامی مشخصات اتفاق‌هایی که در جلسه رخ خواهد داد و موضوعات جلسه نوشته شده است.

  • صورت‌جلسه

صورت‌جلسه بعد از آن که جلسه به پایان برسد تنظیم و تدوین خواهد شد و یک گزارش کلی از جلسه نوشته می‌شود. همیشه بعد از پایان جلسه تمامی شرکت کنندگان صورت‌جلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورت‌جلسه شرکت با توجه به این امضاها ارزش اسنادی پیدا خواهد کرد و اعتبار قانونی و قدرت اجرایی بالایی دارد.

صورت‌جلسه چیست و چگونه صورتجلسه بنویسیم؟

بهتر است قبل از آن که شما را با مراحل نوشتن صورت‌جلسه شرکت آشنا کنیم کمی در خصوص صورت‌جلسه صحبت کنیم. صورت‌جلسه یک گزارش توصیفی و بدون سوگیری در نظر گرفته می‌شود که دو وظیفه زیر را بر عهده گرفته است:

  • شرح آن چیزی که در جلسه گذشته است و تصمیماتی که گرفته شده است، حتی کسانی که غایب بوده‌اند نیز نوشته می‌شود
  • یک سند توافقی در نظر گرفته می‌شود که تمامی حاضران جلسه با امضای آن به تصمیمات گرفته شده متعهد خواهند شد.

لازم به ذکر است در هنگام نوشتن صورت‌جلسه شرکت با آن که شما باید تمامی رخدادهای جلسه را در آن یادداشت کنید؛ اما به این معنا نیست که درگیر حواشی شوید! مواردی که باید در صورت‌جلسه قید شوند عبارت‌اند از اطلاعات، توافق‌ها، تصمیم‌ها و بحث‌های کلیدیِ مطرح شده در جلسه و…

صورت جلسه چیست؟

انواع صورت‌جلسه کدام‌اند؟

قبل از آن که با انواع صورت‌جلسه شرکت شما را آشنا کنیم بهتر است اول با انواع صورت‌جلسه آشنا شوید. به صورت کلی قواعد نوشتن صورت‌جلسه در تمامی آن‌ها به صورت یکسان می‌باشد. اما صورت‌جلسه‌ها باید با توجه به موضوع جلسه نوشته شود. انواع صورت‌جلسه عبارت‌اند از:

  • صورت‌جلسهٔ شرکت
  • صورت‌جلسهٔ اداری
  • صورت‌جلسهٔ دعاوی دادگاهی
  • صورت‌جلسهٔ ساختمان
  • صورت‌جلسهٔ نظامی
  • صورت‌جلسهٔ انتظامی
  • صورت‌جلسهٔ مدرسه

چگونه صورتجلسه بنویسیم و هدف از نوشتن صورت‌جلسه چیست؟

شاید برای شما این سؤال به وجود آید که اصلاً هدف از نوشتن صورت‌جلسه تغییرات شرکت چه چیزی است؟ صورت‌جلسه‌ها در تمامی مراحل برای 2 هدف مهم نوشته می‌شوند که عبارت‌اند از:

  • آگاهی از افرادی که در جلسه غیبت کرده‌اند از تصمیمات و رخدادهایی که در طی جلسه اتفاق افتاده است
  • تهیه یک سند توافقی که با امضای تمامی حاضران جلسه قانونی می‌شود.

ارکان تنظیم صورت‌جلسه

در هنگام نوشتن صورت‌جلسه شرکت بهتر است با ارکان تنظیم صورت‌جلسه بیشتر آشنا شوید. تمامی صورت‌جلسه‌ها در متن خود باید اطلاعات زیر را درج کنند:

  • تاریخ، مکان و ساعت دقیق برگزاری جلسه
  • شمارهٔ جلسه
  • دستور اصلی جلسه
  • مشخصات تمامی حاضران در جلسه و ذکر سمت آن‌ها
  • تصمیمات گرفته شده در جلسه
  • مطالب گفته شده در جلسه در خصوص شرکت
  • تکالیف‌های جلسه بعدی شرکت
  • امضای تمامی حاضران در جلسه

ثبت نکات کلیدی و مطالب گفته شده در جلسه

شاید برای تمامی افرادی که باید صورت‌جلسه را تنظیم و بنویسند این سؤال به وجود آید. که چگونه تمامی مطالب گفته شده در جلسه را بنویسیم بدون آن که درگیر حاشیه شویم؟ برای آن که شما صورت‌جلسه بهتری بنویسید بدون آن که وارد حاشیه‌های جلسه شوید بهتر است مواردی که در زیر آورده می‌شود را تنها یادداشت کنید و به غیر از این نکات چیزی یادداشت نکنید.

  • ذکر خلاصه مذاکره‌های انجام شده در طی جلسه با آوردن نم فرد مطرح کننده
  • عناوین پیشنهادهایی که در جلسه رد و بدل شده است با آوردن نام پیشنهاد دهنده
  • شرح مصوبات جلسه با آوردن زمان و مسئول اجرای آن

بیشتر بخوانید: مشاوره برای ثبت برند

ثبت نکات کلیدی و مطالب گفته شده در جلسه

آموزش چگونه صورتجلسه بنویسیم؟

حال تا به اینجا به صورت کلی با صورت‌جلسه شرکت بیشتر آشنا شده‌اید بهتر است به سراغ گام‌های نوشتن صورت‌جلسه برویم. نوشتن صورت‌جلسه به صورت کلی دارای 5 گام اساسی است که با رعایت کردن این گام‌ها یک صورت‌جلسه بدون نقص خواهید داشت.

  • استفاده از یک الگوی مناسب

در صورتی که قصد دارید در هنگام نوشتن صورت‌جلسه شرکت زمان زیادی را برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و ثبت نکات کلیدی صرف نکنید. بهتر است قبل از آن که جلسه شروع شود خود را برای آن‌ها آماده کنید. بهتر است همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات کلی و نکات موجود جلسه برای خود داشته باشید.

مطلب پیشنهادی: از کجا بفهمیم یک برند ثبت شده است

  • یادداشت‌های قبل از جلسه

برای آن که شما بتوانید بخش‌های عمومی صورت‌جلسه را تنظیم کنید زمان ابتدایی جلسه که اعضای جلسه معمولاً به موقع حاضر نمی‌شوند و با کندی پیش می‌رود بهترین موقعیت می‌باشد. یادداشت عمومی عبارت‌اند از محل برگزاری جلسه، ساعت شروع جلسه، تاریخ برگزاری جلسه، موضوع اصلی جلسه، نام دبیر جلسه، نام و سمت تمامی حاضران در جلسه.

تمامی این یادداشت‌ها قبل از آن که جلسه شروع شود از قبل تعیین شده‌اند و شما در صورت‌جلسه شرکت باید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را یادداشت کنید. این امر باعث می‌شود که ما بخشی از صورت‌جلسه را تنظیم کنید و از هدر رفتن وقت خود نیز جلوگیری کرده‌اید.

  • جمله آغاز کننده

در تدوین هر نوع نوشته جمله‌ای که آن را آغاز می‌کند بسیار مهم بوده و راهگشا باقی نوشته می‌باشد. در صورتی که شما هیچ گونه نظریه‌ای در خصوص شروع متن صورت‌جلسه ندارید بهتر است با این جمله پیشنهاد آغاز کنید:

  • این جلسه با حضور اعضای… برگزار گردیده است
  • این جلسه با تلاوت آیات قرآن مجید توسط … آغاز شد و…

با آوردن جمله‌های ساده در ابتدای متن خود علاوه بر آن که راهگشای تداوم نگارش بوده‌اید. بلکه هدایتگر خوبی برای توجه کردن خواننده‌ها برای اسامی حاضران جلسه بوده‌اید. در صورت‌جلسه‌ها نام حاضران در انتها ثبت می‌شود.

جمله‌های بعدی جمله آغاز کننده باید با توجه به ذوق و سلیقه شما انجام می‌شود. شما می‌توانید برای ادامه از جمله‌های زیر استفاده کنید، البته استفاده از جمله‌های بعدی هیچ محدودیتی نخواهد داشت.

بیشتر بخوانید: جواز تاسیس برای ثبت برند

  • هدف این جلسه به شرح زیر است…
  • با توجه به بررسی‌های انجام شده در صورت‌جلسه قبلی و مذاکره‌های انجام شده نتایج زیر حاصل شده است…
  • در ابتدای جلسه خانم/آقای … در خصوص … توضیحات لازمه را ارائه داده‌اند

چگونه یک صورت جلسه بنویسیم؟

ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه

در حین جلسه بهتر است نکات کلیدی جلسه و مصوبات نکات را یادداشت کنید. بعد از پایان جلسه آن را به صورت‌جلسه اصلی منتظر و تنظیم کنید. نکات اصلی یک صورت‌جلسه شرکت با توجه به کلیات و جزئیات؛ به زبان ساده‌تر بسته به اهمیت و خواسته‌های صاحب جلسه به شرح زیر می‌باشد:

  • نوشتن خلاصه مذاکره‌های انجام شده در جلسه با قید نام مطرح کننده مذاکره
  • عنوان‌های پیشنهادی مطرح شده در جلسه با آوردن نام پیشنهاد دهنده
  • شرح مصوبات جلسه با آوردن مشخصات زمانی و مسئول اجرایی مصوبه به صورت دقیق
  • ثبت و نوشتن دقیق مصوبات جلسه

ثبت اطلاعات تكميلی

چگونه صورتجلسه بنویسیم: برای آن که شما بتوانید صورت‌جلسه شرکتی را به خوبی پایان بدهید. آن را تحویل بدهید بهتر است در پایان نوشتن کلیات صورت‌جلسه به سراغ ثبت اتمام خاتمه یافتن جلسه، تکمیل حاضرین در جلسه، نوشتن اسامی افرادی که غایب بوده‌اند. درج شماره صفحه در تمامی صفحه‌ها، درج شماره کل صفحات صورت‌جلسه، گرفتن امضا از تمامی حاضرین در جلسه بروید.

به مطالعه ادامه دهید: 5 ویژگی برند های برتر

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *