صورتجلسه شرکت امروزه اهمیت بسیار زیادی براي جلسه‌های کاری دارد، همانطور که می‌دانید جلسات کاری ممکن است خسته‌کننده به نظر برسند، اما برای موفقیت ضروری هستند. در جلسه می‌توانید ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید، طوفان فکری کنید. استراتژی شرکت یا تیم خود را شکل دهید و مطمئن شوید که همه اعضای تیم در یک مسیر هستند؛ اما چرا باید بعد از جلسه صورت جلسه نوشته شود ؟ در ادامه این مطلب که کارشناسان ثبت هوران برای شما تهیه و تنظیم کرده اند همراه باشید.
نکات مهم برای نوشتن صورتجلسه شرکت
فهرست مطالب
- مطمئن شوید که همه ابزارهای یادداشت برداری را قبل از جلسه دارید.
- از پرسیدن سوال و شفاف‌سازی در جلسه غافل نشوید. در صورت وارد کردن اطلاعات نادرست در فرم جلسه، کارایی آن از بین می‌رود.
- تمام تصمیمات و مراحل بعدی را با جزئیات بگنجانید.
- حتما صورتجلسه را به گونه‌ای ارائه کنید که همه متوجه شوند.
- اگر جلسات به صورت مستمر و منظم برگزار می‌شود حتما شماره جلسه را ذکر کنید.
- اطلاعاتی که باید در صورتجلسه درج کنید شامل تاریخ، شرکت کنندگان، موضوعات مورد بحث، مراحل بعدی، تاریخ تحویل یا اقدام و شخص/افراد مسئول است.
صورتجلسه یک نقشه راه است
هر بار که صورتجلسه می‌نویسید، نقشه راه را برای همه اعضای تیم تهیه می‌کنید، صورتجلسه شرکت به شما کمک می‌کند همیشه به برنامه‌ها و تاریخ‌های تحویل پروژه‌ها دسترسی داشته باشید و بدانید دقیقاً چه کاری باید انجام دهید.
صورتجلسه شرکت به عنوان یک یادآوری عمل می‌کنند
زمانی که مشغول هستید، فراموش کردن یک یا چند کار کوچک اجتناب ناپذیر است، اعضای تیم با مراجعه به گزارش جلسه مطمئن می‌شوند که چیزی از قلم نیفتاده است. همچنین راهنمای خوبی برای جلسات آینده است تا بدانید به دنبال چه چیزی باشید.
به عنوان مرجع برای افرادی که در جلسه حضور نداشتند
تداخل برنامه‌ریزی شده یا رویدادهای غیرمنتظره ممکن است برای هر یک از اعضای تیم رخ دهد. نوشتن صورتجلسه تغییرات شرکت باعث می‌شود که عدم حضور یکی از اعضای تیم مشکلی در روند کار ایجاد نکند و فرد غایب به راحتی به موضوعات مطرح شده در جلسه دسترسی داشته باشد.
باعث صرفه جویی در زمان می‌شود
در این صورت هرکسی می‌تواند روی کاری که به او محول می‌شود تمرکز کند.
به عنوان سندی برای دفاع از تصمیمات تیم عمل می‌کند
صورتجلسه یک سند محکم و قابل اعتماد است که نشان می‌دهد افراد در مسیر موفقیت پروژه چه تلاش‌ها و تصمیماتی گرفته‌اند.
نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت و چرا باید بعد از جلسه صورت جلسه نوشته شود
با توجه به مسئولیت مستندسازی همه چیزهایی که درباره آن بحث و تصمیم گرفته شده است، هزاران چیز وجود دارد که به طور بالقوه ممکن است اشتباه پیش برود. اگر چیزی مهم را از دست بدهید یا در نهایت خودتان را گول بزنید، چه می‌کنید؟ به همین دلیل در ادامه نحوه نگارش صورتجلسه شرکت را مرحله به مرحله توضیح داده‌ایم.
قبل از نوشتن صورتجلسات آماده باشید
مانند همه کارها، اگر از قبل کاملاً آماده باشید، نوشتن صورتجلسات بسیار آسان‌تر است، دانستن اینکه چه کسی در جلسه شرکت خواهد کرد، دستور کار و سطح جزئیات مورد نیاز، کار شما را بسیار راحت می‌کند.
به محض اینکه این کار به شما محول شد، باید قبل از مستندسازی، به مدت 5 دقیقه با رئیس خود صحبت کنید تا همه این اطلاعات را به دست آورید. سریع‌ترین و موثرترین راه برای انجام این کار استفاده از قالب صورتجلسه است. یعنی ابزار مفیدی که تضمین می‌کند زمان خود را برای ایجاد یک الگو از ابتدا تلف نمی‌کنید. به این ترتیب، وقتی نوبت به یادداشت برداری می‌رسد، همه چیز مرتب، منظم و آماده برای شروع خواهد بود.
بیشتر بخوانید: صورتجلسه مجموع عمومی فوق العاده
اگر شرکت شما از نظر فنی مجهز است، حتی می‌توانید سند الگو را در فضای ابری آپلود کنید. این به شرکت کنندگان اجازه می‌دهد تا نام خود را به لیست اضافه کنند و موضوعاتی را برای برنامه خود پیشنهاد دهند. استفاده از الگو یک روش منعطف و ساده برای همه کارها از جمله نوشتن صورتجلسات است.
بدانید چه چیزی را مستند کنید و چرا باید بعد از جلسه صورت جلسه نوشته شود
در بسیاری از موارد، به ویژه در جلسات شرکت‌های سطح بالا که ممکن است رای یا پیشنهاد در دستور کار باشد، صورتجلسه‌ای که دریافت می‌کنید نشان دهنده یک سند رسمی، قانونی و قابل قبول است. به عنوان مثال، اگر هیئت مدیره تصمیمی اتخاذ کند، برای شفافیت، مهم است که افراد شرکت (حتی اگر منافعی در شرکت ندارند) بدانند که چرا چنین تصمیمی گرفته شده است.
برعکس، اگر جلسه یک کار تیمی ساده است که عموماً ماهیت غیررسمی دارد، ممکن است لازم نباشد در مورد جزئیات آنقدر خاص باشید. در هر صورت، تهیه پیش‌نویس معمولی قبل از نوشتن صورتجلسه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تاریخ و ساعت جلسه
- فهرست کاملی از شرکت کنندگان و همچنین شرکت کنندگان دعوت شده که نمی‌توانند در جلسه شرکت کنند، که معمولاً با عبارت “غایب” مشخص می‌شود.
- اصلاحات صورتجلسه قبلی (در صورت وجود)
- فهرستی از موضوعات و برنامه‌های از پیش تعیین شده (در صورت ارائه) و رویه‌های عملیاتی که باید در مورد این موضوعات نوشته شود.
- هر گونه نتیجه رای‌گیری، از جمله موافقت یا پیشنهادات تصویب یا رد شده (در صورت وجود)
- هرگونه کار جدید یا مسائل مطرح شده در جلسه که در دستور کار مورد توافق قرار نگرفته باشد.
- هر گونه جزئیات جلسه بعدی، مانند تاریخ و مکان.
بیشتر بخوانید: مشاوره برای ثبت برند
صورتجلسه شرکت را کوتاه و کارآمدتر کنید
در واقع، وظیفه ضبط جلسات و نوشتن صورتجلسه شرکت معمولاً ترس افراد را افزایش می‌دهد. شما باید به سرعت، کارآمد و با حداقل اختلال در جلسه کار کنید، دقت داشته باشید که نوشتن صورتجلسه یک مهارت اداری است که تسلط بر آن زمان می‌برد.
پس از جلسه، یادداشت‌های خود را مرتب کنید
همانطور که قبلا ذکر شد، یادداشت‌هایی که در طول جلسه می‌نویسید فقط برای شماست، سپس باید آنها را شفاف کنید تا برای بازی آماده شوند. بهتر است این کار را درست بعد از جلسه، زمانی که همه چیز در ذهن شما تازه است، انجام دهید.
به یاد داشته باشید که اگرچه ایده کلی نوشتن به سبک حرفه‌ای و شرکتی است، اما مهمترین نکته در نوشتن صورتجلسه شرکت این است که متن شما واضح باشد و جایی برای شک در مورد تصمیم‌گیری و نتیجه آن باقی نگذاشته باشد.
حتما صورتجلسه را بین همه توزیع کنید
به عنوان فردی که وظیفه نگارش صورتجلسه شرکت به او محول شده است، وظایف شما به همین جا ختم نمی‌شود، همچنین باید مطمئن شوید که صورتجلسات به راحتی در دسترس کسانی است که به آن نیاز دارند.
شما می‌توانید آن را از طریق سیستم اینترنتی داخلی شرکت یا زنجیره ایمیل خود به اشتراک بگذارید و از آنجایی که نمی‌خواهید چیزی بعداً تغییر کند، مطمئن شوید که محدودیت‌های ویرایش را اعمال کرده‌اید یا حتی بهتر است آن را به صورت PDF آپلود کنید.
به مطالعه ادامه دهید: تفاوت ثبت برند در ایران و خارج
بدون دیدگاه