چه وظیفه یادداشت برداری برای یک کمیته را بر عهده داشته باشید و چه به عنوان دبیر هیئت مدیره سازمان خود منصوب شده باشید،راهنمای تنظیم صورتجلسه و تنظیم صورتجلسه نباید کار دشواری باشد. در اینجا چند نکته و ایده وجود دارد که به شما در شروع نوشتن و تهیه صورتجلسات موثر و همچنین نمونه صورتجلسات جلسه کمک می کند که می توانید آنها را دنبال کنید.
اولین باری که کسی از شما می‌خواهد که صورتجلسه بگیرید حداقل ممکن است گیج کننده باشد. ممکن است به طور مبهم سری تکان دهید. همانطور که در مورد تکلیفی که به تازگی پذیرفته اید فکر می کنید، حقیقت هولناک و اجتناب ناپذیر رخ می دهد.
شما در واقع نمی دانید که واقعاً صورتجلسات چیست، و بنابراین، از نظر فنی نمی دانید چگونه آنها را ضبط کنید. صورتجلسات سوابقی هستند که به ذینفعان کمک می کند تا به سرعت هدف و نتایج یک جلسه را درک کنند. واضح و مختصر، این سوابق باید شامل نکات کلیدی، نیازها، موارد اقدام و فرصت های مورد بحث باشد.
هر ذینفعی، خواه در یک جلسه شرکت کرده باشد یا نه، باید بتواند صورتجلسه را مرور کند و بداند چگونه می تواند در یک پروژه مشارکت داشته باشد یا یک تصمیم کلیدی بگیرد. راهنمای تنظیم صورتجلسه برای مثال، اگر از آنها برای برقراری ارتباط و روشن کردن نحوه اتخاذ تصمیمات خاص توسط رهبری استفاده کنید، صورتجلسات می توانند عامل شفافیت باشند.
در ادامه با ما همراه باشید تا راهنمایی های لازم را به منظور تنظیم صورتجلسه برای شما ذکر کنیم. همچنین شما می توانید برای ثبت برند خود و شروع کسب و کار حرفه ای خود با مشاورین ما در ارتباط باشید.
قوانین مهم در تنظیم صورتجلسه شرکت
فهرست مطالب
شرکت ها موظفند جلسات هیئت مدیره را برای مستندسازی موضوعات مهم مؤثر بر سازمان و تصمیمات اتخاذ شده تشکیل دهند. عدم برگزاری جلسات هیئت مدیره می تواند حفاظت از مسئولیت شرکتی، مزایای مالیاتی و سایر مزایای شرکت را در معرض خطر قرار دهد.
تنها راه برای اثبات برگزاری جلسه، واگذاری تنظیم صورتجلسه شرکت به یک نفر از شرکت کنندگان است. معمولاً آن شغل به عهده منشی شرکت است. گرفتن صورتجلسات شرکتی تنها به جلسات هیئت مدیره شرکت محدود نمی شود. سایر جلسات کاری که باید صورتجلسه رسمی تهیه و بایگانی شود عبارتند از:
- جلسات سالانه
- مجامع سهامداران
- جلسات مربوط به تغییرات مالی
- انتشار سهام جدید
- افزایش استخدام مدیریت جدید و پاداش
جلساتی که در آن بحث و گفتگو در مورد موضوعاتی که بر کل شرکت تأثیر نمی گذارد، اهمیت کمتری دارند. اینها ممکن است شامل جلساتی در مورد انتخاب فروشنده در قراردادهای جزئی، بحث در مورد برنامه های جشن، یا جلسات بین کارمندان سطح ابتدایی باشد.
از ثبت تغییرات شرکت چه اطلاعاتی دارید
شما بعد از ثبت شرکت خود، ممکن است سهامداران تصمیم بگیرند که تغییراتی را در شرکت ایجاد کنند. این تغییرات شرکت باید به صورت قانونی و رسمی توسط اداره ثبت مورد بررسی و تایید قرار بگیرد و در روزنامه رسمی در کشور منتشر گردد.
معمولا پس از شروع کار یا در ادامه گسترش و افزایش تخصص کارمندان، شرکت ها ضروری می دانند که تغییراتی در موضوع فعالیت، عنوان و نام شرکت و در برخی دیگر از موارد رایج تر ایجاد تغییرات در اعضای هییت مدیره، محل کار و مدیر عامل شرکت ایجاد کنند. راهنمای تنظیم صورتجلسه
لازم به ذکر است که اعضای شرکت بعد از مدتی بنا به دلایل مختلف اقدام به انحلال شرکت می کنند. همه این عوامل جز تغییراتی است که باید به صورت رسمی در اداره ثبت به ثبت برسد تا بتواند وجه قانونی داشته باشد. انجام هر گونه تغییرات بدون ثبت رسمی آن ها وجاهت قانونی ندارد.
در صورتی که افراد صورتجلسه شرکت را تنظیم کنند، اما هنوز در سامانه وارد نکرده باشند و در روزنامه رسمی آگهی نکنند، مورد قبول بانک ها و سایر نهادها نخواهد بود. به عنوان مثال، اگر اعضا هیئت مدیره طی یک صورتجلسه تغییر کند، اما ثبت نشده باشد کماکان هیئت مدیره قبلی مسئولیت دارند.
تنظیم صورتجلسه گام به گام
به مطالعه این مقاله ادامه دهید تا یاد بگیرید که چگونه صورتجلسات را تنظیم کنید. از نکات به همراه الگوی صورتجلسه مورد علاقه ما برای ایجاد شهرت به عنوان استاد جلسه شرکت استفاده کنید.
فرآیند
این کار را هفته ها و ماه ها قبل از جلسه خود انجام دهید. همانطور که اگر می خواهید فرآیند ساخت و ساز به آرامی پیش رود، یک خانه به یک طرح اولیه نیاز دارد. اگر می خواهید که صورتجلسه ها برای استفاده و ضبط کردن افراد هم مفید و هم روان باشند، به یک فرآیند و ساختار اساسی نیاز دارند.
مطلب پیشنهادی: ثبت برند بدون ثبت شرکت
فرآیند صورتجلسات شما در راهنمای تنظیم صورتجلسه باید شامل یک الگوی جامد باشد و همچنین کارهای مستند یا چک لیست هایی که هر کسی که برای گرفتن صورتجلسه وارد آن می شود، متوجه خواهد شد.
الگو
در حالت ایده‌آل، الگوی شما بر اساس صورتجلسات جلسه قبلی است که در سازمان شما گرفته شده است. اگر هیچ سابقه سازمانی برای دنبال کردن ندارید، با استفاده از دستور جلسه و یک الگوی از پیش ساخته شده که دوست دارید، الگوی خود را ایجاد کنید.
برای گرفتن بهترین یادداشت ها آماده شوید
بهترین راه برای آماده شدن برای یادداشت برداری از جلسه این است که دقیقاً بفهمید چه مواردی مفیدترین و ارزشمندترین موارد برای ضبط خواهند بود. این کار را با تماس با مالک جلسه برای دریافت لیستی از موارد اولویت دار انجام دهید. اگر می‌توانید، این شخص تماس را فشار دهید تا مهم‌ترین اطلاعاتی را که باید از طریق یادداشت‌برداری به دست آورید، فاش کند.
مانند یک استاد مطلق یادداشت برداری کنید
اکنون به اصل این فرآیند رسیده ایم: در واقع نوشتن صورتجلسه. اگر یک الگوی محکم ایجاد کرده باشید و تمام پاسخ های مورد نیاز خود را از میزبان جلسه دریافت کرده اید، در این صورت بیشتر کارهای سنگین در ایجاد صورتجلسه شرکت چیست ؟ مجمع عمومی فوق العاده مؤثری را انجام داده‌اید.
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده
صورتجلسات سالانه یادداشت های مفصل برای جلسه هر سازمانی است که به صورت سالانه گرد هم می آید. این تنظیم معمولاً با حسابداری سالانه، سوابق مالیاتی و هر گزارش دیگری که باید توزیع شود، رسمی است. رئیس جلسه را «میزبان» می نامند و منشی، صورتجلسات جلسه را می گیرد و لحن گفتگو را مستند می کند. راهنمای تنظیم صورتجلسه این یک رونوشت نیست، بلکه به معنای یادداشتی در مورد موارد مورد بحث و ثبت هر رأی یا تصمیم گیری است.
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
از آنجا که برخی از شرکت ها باید جلسات سالانه و پیش نویس صورتجلسات سالانه را برای ارضای مسئولیت های انطباق تجاری خود برگزار کنند، مهم است که بدانید آیا این الزام در مورد شرکت شما نیز صدق می کند یا خیر.
چه چیزی باید در مورد آنها بدانید؟ آنها شامل چه مواردی هستند؟ صورتجلسات عمومی برای شرکت ها یکی از الزامات مهم انطباق تجاری است که حجاب شرکتی (جدایی قانونی و مالی یک کسب و کار و صاحبان آن) را دست نخورده نگه می دارد.
بیشتر بخوانید: تغییرات شرکت چیست
آقا ایول دارید، ممنونم