صورتجلسه شرکت

پس از پایان هر جلسه‌ای باید تصمیمات و گفتگوهایی که در آن انجام شده، نوشته و ثبت شود. که به آن صورتجلسه شرکت می‌گویند. ثبت آن باعث رسمیت یافتن آن جلسه خواهد شد.

صورتجلسه شرکت چیست

مواردی که در صورتجلسه ذکر می‌شود شامل: تاریخ، ساعت و حتی محل برگزاری جلسه هم نوشته می‌شود. موارد و تصمیمات و گفتگوهایی که اعضا در جلسه بیان می‌کنند هم از الزامات است که باید درج شود. ارکان اصلی شامل: اعضای جلسه، دستور جلسه، زمان معین، مکان و.. در جلسات رسمیت می یابند، آنچه که در پایان این جلسات را تکمیل می‌کند تنظیم صورتجلسه آن است.

به این نکته مهم توجه کنید که هر چند قرار است هر چه در جلسه رخ می‌دهد را در صورت جلسه بنویسیم. اما نباید درگیر حواشی شویم، اطلاعات، تصمیم‌ها، توافقاتی که شده، بحث‌های محرمانه و کلیدی که مطرح شده از موارد مهمی است که حتما باید در صورتجلسه قید شود.

به خاطر داشته باشید که نوشتن صورتجلسه تنها مخصوص جلسات رسمی نیست. بلکه حتی اگر جلسه‌ای کوچک و غیررسمی هم داشته باشید. باید صورتجلسه داشته باشد به این دلیل که این کار کمک می‌کند تا مصوبات جلسه ضمانت اجرایی داشته و امضاکنندگان صورت جلسه متعهد به انجام آن باشند و هیچ‌وقت آن را نقض نکنند. یکی دیگر از خدمات پر کاربرد موسسه هوران ثبت برند می باشد که شما عزیزان به راحتی می توانید از این خدمات استفاده کنید.

مراحل صورتجلسه شرکت

در ادامه به برخی از مهم ترین شرایط برای ثبت صورتجلسه شرکت می پردازیم:

تغییر اساسنامه

هر شرکتی که تاسیس می‌گردد معمولا برای مدت طولانی تشکیل و به فعالیت خود ادامه می‌دهد، در طول حیاتش معمولا گاهی با تحولات قانونی یا اقتصادی اجتماعی روبه‌رو می‌شود که باید با این شرایط منطبق شوند. تنها کاری که می‌توان کرد برای این انطباق، تغییر اساسنامه شرکت می‌باشد که به وسیله مجمع عمومی فوق العاده صورت می پذیرد. برای ثبت این تغییرات و معتبر بودن آن، تنظیم صورتجلسه ضروری است.

تمدید مدت شرکت، زاید بر مدت مقرر

از مسائلی که ضروری است و باید در اساسنامه شرکت قید شود، مدت شرکت است. مدت شرکت می‌تواند محدود یا نامحدود باشد، اگر مدت شرکت محدود ثبت شود باید تمدید مدت آن در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌العاده باشد و برای افزایش مدت شرکت به تنظیم صورت جلسه توسط ثبت هوران و ثبت آن در اداره ثبت شرکت‌ها اقدام نماییم.

انحلال شرکت

انحلال شرکت، حتی در مواردی که منحل شدن شرکت به واسطه انقضای مدت شرکت صورت گیرد. یعنی پایان عمر شرکت. انحلال شرکت هر زمانی که صورت گیرد، باید صورتجلسه‌ای تنظیم گردد و در اداره ثبت شرکتها ثبت شود و در صورتجلسه منحل شدن شرکت، همه اعضا باید آن را امضا کنند. اگر حتی یک نفر از اعضای صورتجلسه شرکت  رضایت به انحلال آن نداشته باشد، انحلال شرکت منتفی می شود.

تعیین تبدل شرکا یا خروج بعضی از آنها از شرکت

تغییر شریکان در طول حیات شرکت در فروض مختلف وجود دارد، زمانی است. که یکی از شریکان بخواهد سهم خود را از صورتجلسه شرکت به دیگری انتقال دهد و در موارد دیگر شریکان بخواهند. یکی از خودشان را از شرکت خارج کنند. یا شریکی فوت کند و قائم مقام شخص فوت شده به ادامه کار شرکت رضایت دهد. در هر یک از موارد توضیح داده شده باید برای خروج یا تبدیل شرکا صورتجلسه‌ای جداگانه تنظیم گردد.

تغییر اسم شرکت

بعضی از شرکتها  بعد از مدتی و به دلایل متفاوتی تمایل دارند اسم شرکت را تغییر دهند. البته بدانید که بعد از تغییر نام شرکت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و سایر شرایط شرکت تغییر پیدا نمی‌کند و تنها نام سابق آن تغییر می‌یابد. در تغییر نام شرکت، مجمع  عمومی فوق‌العاده تشکیل می‌گردد که با تنظیم صورت جلسه تغییر نام توسط اعضا امضا می‌شود.

هر تقسیم راجع به مورد معین ماده 58 قانون تجارت

در این قانون علاوه بر موارد ذکر شده اگر تغییر مدیر یا مدیران صورت بگیرد، هم به آن افزوده می شود. برای ثبت هر یک از تغییرات حتی جزئی در صورتجلسه شرکت باید صورتجلسه‌ای تنطیم شود و به سازمان ثبت شرکت‌ها ارائه گردد.

شرایط صورت جلسه شرکت

نوشتن و تنظیم صورتجلسه توسط دبیر یا منشی جلسه انجام می شود که ممکن است، خود یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخصی بیطرف و بدون حق رای باشد. متن صورتجلسه هم باید کامل، دقیق و بی‌نقص مطابق با نمونه‌های ارائه شده باشد.

پس از تنظیم صورتجلسه باید آن را در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کنیم، هر صورتجلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل بخش‌های متفاوتی است اما اغلب صورتجلسه‌ها باید دارای موارد زیر باشند و نکاتی که ذکر می‌شود باید کامل قید شوند:

. شماره جلسه: شماره جلسه بر مبناهای مختلفی چون استمرار و دوره‌ای بودن جلسه و براساس دستورالعمل‌های داخلی صورتجلسه شرکت‌ها استخراج و درج می‌گردد.

. مشخصات اعضای جلسه: نام و نام خانوادگی، پست و سمت افراد هم حاضرها هم غایب‌ها، باید در قسمت مشخصی از صورتجلسه درج شوند.

. دستور صورتجلسه: هدف تشکیل و برگزاری جلسه، از ضروریات و موارد مهم هر صورتجلسه است و قبل از شروع جلسه باید به اطلاع تک تک اعضای جلسه رسیده باشد.

. مطالب درج شده در جلسه: مطالب مهم صحبت شده در جلسه باید کامل و با رعایت اصل امانت درج گردد و به تفکیک مشخص شود که توسط چه کسی گفته شده است.

برخی از شرایط صورتجلسه شرکت

. تصمیمات گرفته شده: تصمیمات و مصوبات جلسه باید بصورت خاص در صورت جلسه قید شود. حتی اگر عضوی مخالف بعضی تصمیمات بود، باید اسامی مخالفین و دلیل مخالفتشان را هم در صورتجلسه قید شود.

. زمان جلسه: تاریخ برگزاری جلسه و ساعت شروع و اتمام دقیق جلسه از موارد ضروری قید شده در همه صورت جلسه‌ هاست.

. مکان جلسه: مکان برگزاری جلسه باید در صورتجلسه درج شود، علاوه بر آن مکانش باید برای همه اعضا شناخته شده و شفاف باشد.

. تکلیف جلسه بعدی: اگر در جلسه فعلی به توافق نرسیدند، رسیدن به اهداف در یک جلسه محقق نشود و مستلزم برگزاری جلسه یا جلسات دیگری باشد. باید در صورتجلسه قید شود  که احتیاج به جلسه دیگری بود و همچنین زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم اجرا تا جلسه بعدی در آن درج شود.

امضای شرکت کنندگان: همه اعضای صورتجلسه شرکت کننده در جلسه، ائم از کسانی که اجازه و حق رای دارند و آنهایی که ندارند، باید پس مطالعه دقیق مطالب مندرج شده در صورتجلسه، آن را امضا کنند.

مدارک مورد نیاز جهت صورتجلسه

کپی از تمامی مدارک ثبتی صورتجلسه شرکت شامل اظهارنامه، آگهی تاسیس، اساسنامه، آگهی روزنامه، آگهی آخرین تغییرات، کپی شناسنامه، کپی کارت ملی اعضای هیئت مدیره فعلی و جدید.

چه زمانی باید از صورتجلسه شرکت استفاده کنید

استفاده از یک نمونه فرم صورتجلسه شرکت برای نوشتن خلاصه‌ای کتبی، از مواردی که در جلسه شما مورد بحث قرار گرفته و اقدامات انجام شده در جلسه سهامداران یا هیئت مدیره لازم است. حال چه کسی باید صورتجلسه را نگه دارد؟
صورتجلسه شرکت را باید یکی از اعضای شرکت که مورد اعتماد است و در مهارت نوشتاری قوی و سریع است ثبت کند. در صورتجلسه همانطور که گفته شد تمام خواسته ها و اقدامات آینده باید ثبت و نوشته شود تا در جلسه بعدی و در جلسات آینده مورد بررسی قرارگیرد. اگر کارفرمایی تصمیم به پیشرفت مالی و اجتماعی شرکت خود دارد باید از برخی مواردی که به نظر کوچک می‌آید پیروی کند، مانند نوشتن صورتجلسه شرکت.

زمانی که مباحث جلسه بسیار مورد اهمیت است و تعداد موارد خواسته شده در آن بالا می‌رود نیاز به نوشتن و بایگانی شدن دارند تا به مرور به آنها رسیدگی شود.

نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت و نگهداری آن چگونه است

صورتجلسه شرکت باید همراه با سایر اسناد مهم شرکتی شما مانند اساسنامه، قطعنامه‌ها و قراردادها نگهداری شود. تمام این مدارک باید حداقل به مدت هفت سال بایگانی شوند. اعضای شرکت حق دارند صورتجلسه را در صورت درخواست منطقی از شرکت، بررسی کنند. باید بدانید که نیازی به تنظیم صورتجلسه به دولت نیست. بسیاری از شرکت های خصوصی از نگهداری صورتجلسه غفلت می‌کنند، اما این عاقلانه نیست.

با گذشت زمان، ممکن است از شما خواسته شود شواهدی ارائه دهید که نشان دهد شرکت اقدامات خاصی را تایید کرده است. شرکت حقوقی شما ممکن است نیاز داشته باشد که سوابق شرکت را زمانی که به درخواست‌های بررسی دقیق پاسخ می‌دهند یا روی یک نظر حقوقی کار می‌کنند، بررسی کند. نمونه هایی از نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت عبارتند از:

مجمع سالانه هیئت مدیره و مجامع سهامداران

اطلاعیه افسران جدید

استخدام کارمندان جدید یا افزایش حقوق

تراکنش های مالی: حساب های بانکی جدید، وام ها، کارت های اعتباری

انتشار سهام جدید

نمونه فرم صورتجلسه برای شرکت ها

اگر شما شخصی هستید که باید صورتجلسه را یادداشت کند باید نمونه فرم صورتجلسه شرکت را که قبلا توسط فردی دیگر نوشته شده بررسی کنید تا مطابق با آن ثبت را پیش ببرید. برای مثال ثبت نام و مشخصات اعضا جلسه یکی از الزاماتی است که باید در نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت رعایت کنید.

در صورتجلسه مجمع، نام مدیران حاضر و نحوه حضور آنها باید قید شود. اگر همه مدیران به صورت فیزیکی حضور داشته باشند، در صورتجلسه نیازی نیست که نحوه حضور به طور خاص ثبت شود. با این حال، صورتجلسه باید نحوه حضور هر مدیری را که از طریق ویدئو کنفرانس یا سایر روش‌های الکترونیکی شرکت می‌کند.

همراه با مکانی که از آنجا شرکت می‌کند، ثبت کند. در صورت حضور منشی شرکت، مشخصات منشی شرکت باید ذکر شود. در صورتجلسه شرکت باید مشخصات هر شخص دیگری که در جلسه حضور دارد و شاهد برخی تصمیمات و قانون ها است ذکر شود.

نتیجه گیری

با توجه به مواردی که خواندید آموختید که در ثبت صورتجلسه شرکت باید الزامات و مقرراتی را رعایت کنید که این قوانین و مقررات بسته به شرکت و نوع آن متفاوت است، در هر شرکتی نمونه فرم صورتجلسه شرکت وجود دارد که باید تمام صورتجلسه ها طبق آن نوشته و ثبت شود.

تمامی شرکت هایی که از قانون و ترتیب خاصی پیروی می‌کنند نوشتن صورتجلسه برای آنها ضروری و حائز اهمیت است، تا بتوانند بر اساس آن تصمیمات و روندهای کاری خود را به انجام برسانند. نحوه نوشتن صورتجلسه شرکت برخلاف دید بسیاری از افراد بسیار مهم است و باید به آن دقت فراوان شود زیرا میزان گسترده‌ای از تصمیمات و آینده تجاری شرکت به آن بستگی دارد.

اگر قرار باشد تشکری در متن صورتجلسه ذکر شود، می توان آن را قبل از بسته شدن ارائه کرد. در نهایت زمان شروع و ختم جلسه در صورتجلسه باید قید شود. مجموعه ما به شما کمک می‌کند بهترین صورتجلسه را برای فعالیت خود ارائه دهید.