راهنمای تنظیم صورتجلسه شرکت: چه یک گروه کوچک یا یک کنفرانس بزرگتر، جلسات شرکت اغلب نیاز به مستندسازی یا همان صورتجلسه دارند. زمانی که این امر ضروری باشد، احتمالا شخصی برای یادداشت برداری از جلسه، منصوب می شود. برای گرفتن صورتجلسه موثر در جلسه شرکت باید نکاتی رعایت شود.
صورتجلسه، به سادگی، گزارش یک جلسه است. خود این اصطلاح در واقع کمی ترسناک به نظر می رسد. جلسات معمولا دقیقه به دقیقه ضبط نمی شوند. آنها نکات اصلی جلسه و آیتم های اقدام آینده را به تصویر می کشند. صورتجلسه یک منبع اطلاعاتی برای کسانی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند یا نیاز به مراجعه به آن در تاریخ بعدی دارند، فراهم می کند.
گرفتن صورتجلسه به چند مهارت لازم نیاز دارد. یک فردی که صورتجلسه تنظیم می کند، باید شنونده خوبی باشد. آنها همچنین باید در رونویسی آنچه می شنوند در یادداشت های خود و اطمینان از ترجمه صحیح آنها در یک رکورد مطمئن باشند. مهارت های سازمانی هم برای ضبط و هم برای ذخیره یادداشت های جلسه مورد نیاز است.
اولین باری که کسی از شما می‌خواهد که صورتجلسه بگیرید ممکن است کمی گیج یا سردرگم شوید. همانطور که در مورد وظیفه ای که به تازگی پذیرفته اید فکر می کنید، حقیقت هولناک و اجتناب ناپذیر رخ می دهد. شما در واقع نمی دانید که هدف از تنظیم صورتجلسات چیست؛ بنابراین دچار استرس می شوید.
صورتجلسات سوابقی هستند که به افراد کمک می کنند تا به سرعت هدف و نتایج یک جلسه را درک کنند. این سوابق شامل نکات کلیدی، نیازها، موارد اقدام و فرصت های مورد بحث است. هر ذینفعی، خواه در یک جلسه شرکت کرده باشد یا نه، باید بتواند صورتجلسه را مرور کند یا یک تصمیم کلیدی بگیرد.
قوانین مهم در تنظیم صورتجلسه شرکت
فهرست مطالب
صورتجلسه باید عنوان گروهی را شامل باشد که در آن جلسات تشکیل می شوند. تاریخ، زمان و محل برگزاری؛ اسامی حاضران در جلسه و شخصی که صورتجلسه را ثبت می کند. همچنین دستور کار صورتجلسه باید به ترتیب دستور جلسه، با یک یا دو جمله اساسی، تقریباً مبهم، خلاصه برای هر مورد، همراه با نام شخصی که آن را ارائه کرده است، باشد.
آرای اخذ شده باید به جای ترتیب در دستور کار درج شود. به طور کلی، نام را درج نکنید. درعوض، آنچه را که رخ داده است باید ثبت کنید. هنگامی که هیئت مدیره جبران خسارت اجرایی یا معامله با یکی از اعضای هیئت مدیره را تایید می کند، آن اقدام باید همراه با اسامی کسانی که رای موافق و مخالف داده اند، اطلاعات ارائه شده که بر اساس آن تصمیم خود را گرفته اند، و نتیجه ثبت شود. این جزئیات اضافی می‌تواند به ایجاد یک پیش فرض ابطال پذیر مبنی بر منطقی بودن این اقدام کمک کند و به جلوگیری از تحریم های IRS کمک کند.
ثبت تغییرات شرکت
واحد تجاری که هنگام راه اندازی کسب و کار خود انتخاب کرده اید ممکن است هنگام اضافه کردن شریک، استخدام کارمندان اضافی یا ارائه پیشنهادات جدید مناسب نباشد. شما باید یاد بگیرید که چگونه ساختار کسب و کار خود را برای انطباق با شرکت کوچک خود تغییر دهید.
آیا می توانید پس از تشکیل رسمی کسب و کار خود، ساختار کسب و کار خود را از نظر قانونی تغییر دهید؟ یا اگر هرگز به طور رسمی یک نهاد تجاری را تأسیس نکرده اید، آیا می توانید ساختار کسب و کار خود را تغییر دهید؟
در بیشتر موارد می توانید نوع کسب و کار خود را تغییر دهید. با یک وکیل مشورت کنید تا دریابید که آیا می توانید ساختار کسب و کار خود را از آنچه دارید به آنچه می خواهید تغییر دهید یا خیر. اگر در حال حاضر یک ساختار تجاری ساده، مانند یک شرکت انفرادی دارید، ممکن است نیاز داشته باشید که نهاد خود را تغییر دهید تا با رشد همراه باشید.
حال اگر ساختار پیچیده ای دارید، مانند یک شرکت بزرگ بین المللی، ممکن است ساختار ساده تری را برای کاهش هزینه ها و صرفه جویی در زمان انتخاب کنید. برخی از کسب و کارها زمانی که با سود کم دست و پنجه نرم می کنند، ساختار خود را تغییر می دهند.
اگر ساختار فعلی شما برای مدل کسب و کار شما مناسب نیست، ممکن است شرکت کوچک شما را متوقف کند. دلیل دیگری که کسب و کارها ساختار خود را تغییر می دهند، افزایش حمایت از مسئولیت است. شرکت های انفرادی و شرکت های تضامنی از مسئولیت محدود برخوردار نیستند.
تنظیم صورتجلسه گام به گام
به مطالعه این مقاله ادامه دهید که یاد بگیرید که چگونه صورتجلسه تنظیم کنید. از نکات به همراه الگوی صورتجلسات مورد علاقه ما برای ایجاد شهرت به عنوان استاد جلسه شرکت استفاده کنید.
فرآیند
اگر می‌خواهید فرآیند ساخت و ساز به آرامی پیش برود، یک خانه به یک طرح اولیه نیاز دارد. در صورتجلسه نیز همین موضوع صدق می کند. اگر قصد دارید که صورتجلسه ها برای استفاده و ضبط افراد نیز مفید و روان باشند، به یک فرآیند و ساختار اساسی نیاز دارند.
الگو
در حالت ایده‌آل، الگوی شما بر اساس صورتجلسات جلسه قبلی است که در سازمان شما گرفته شده است. اگر هیچ سابقه سازمانی برای دنبال کردن ندارید، با استفاده از دستور جلسه و یک الگوی از پیش ساخته شده که دوست دارید، الگوی خود را ایجاد کنید.
مطلب پیشنهادی: بررسی ثبت برند تجاری با محصولات
برای گرفتن بهترین یادداشت ها آماده شوید
بهترین راه برای آمادگی برای یادداشت برداری از جلسه این است که دقیقاً بفهمید چه مواردی مفیدترین و ارزشمندترین موارد برای ضبط خواهند بود. این کار را با تماس با مالک جلسه برای دریافت لیستی از موارد مهم و اولویت دار انجام می گیرد.
یادداشت ها را تا زمانی که بدرخشند بازبینی کنید
فرآیند بازبینی جایی است که مجموعه ای از یادداشت های درهم ریخته ای را که گرفته اید تا زمانی که مانند رکورد رسمی بی نظیری که قرار است بدرخشند، جلا می دهید. هدف شما در این مرحله این است که یادداشت های خود را تا زمانی که نکات اصلی و ترجیحا قابل اجرا باقی بمانند، کنار بگذارید.
بیشتر بخوانید: تغییرات شرکت را چگونه ثبت کنیم
راهنمای تنظیم صورتجلسه شرکت
۱– مجمع عمومی فوق العاده هیأت مدیره
هرگونه گردهمایی سهامداران و مدیران شرکت برای تعیین وضعیت شرکت و تصمیم‌گیری را مجمع می گویند. به عبارت دیگر تجمع صاحبان سهام شرکت جهت دریافت تصمیماتی که منجر به ایجاد منافعی برای آنها می شود که مهم ترین مجامع شرکت های سهامی، مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عادی هستند.
به طور کلی، دعوت به مجمع عمومی فوق العاده توسط هیات مدیره شرکت سهامی انجام می گیرد. در کلیه موارد دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجامع از طریق نشر آگهی در روزنامه کثیرالانتشار صورت می پذیرد.
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
صورتجلسه به سوابقی می گویند که مذاکرات و تصمیمات اتخاذ شده و مصوبات جلسه های رسمی را در بر دارد. انواع شرکت های تجاری مانند مجامع عمومی عادی سالیانه، عادی بطور فوق العاده، فوق العاده و هیئت مدیره هستند. هر نوع تغییری در اساسنامه شرکت باید به موجب صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به ثبت شرکت ها اعلام شود.
بیشتر بخوانید: صورتجلسه انتقال سهام شرکت سهامی خاص
۲- مجمع عمومی سالیانه عادی فوق العاده
مواقعی که اتفاقات مخصوصی برای شرکت پیش می‌آید و در صلاحیت وظایف مجمع عمومی عادی نباشد، اما برای اتخاذ تصمیم در خصوص آنها نیاز به تصویب سهامداران است. مجمع عمومی سالیانه فوق العاده تشکیل می شود. موضوعات اصلاح یا تغییر مواد اساسنامه شرکت، کاهش یا افزایش سرمایه و انحلال شرکت فقط در مجمع فوق العاده موضوع اصلی این مجمع هستند.
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی سالیانه
مجمع عمومی عادی یکی از ارکان تصمیم گیری در شرکت های تجاری به حساب می اید. مجمع عمومی سالیانه باید حداقل یک بار برای انتخاب بازرسان و تصویب ترازنامه تشکیل شود. لازم به ذکر است که به صورت معمول، زمان مناسب برای تشکیل مجمع عمومی سالیانه شرکت ها، اکثرا در تیر ماه است. راهنمای تنظیم صورتجلسه شرکت
به مطالعه ادامه دهید: ثبت برند خارجی در ایران
بدون دیدگاه